Ähnlich wie in einer Sprechstunde in Präsenz können Sie als Lehrende Ihre Studierenden auch per E-Mail zu unterschiedlichen lehrbezogenen Themen beraten. Geeignete Anlässe sind beispielsweise inhaltliche und methodische Fragen zu einer Lehrveranstaltung, zum Ablauf einer Prüfung und zu Prüfungskriterien, aber auch Fragen zum Lernstand und zur Leistungsentwicklung, zu Lernstrategien und zur Arbeitsweise oder zu studiumsbezogenen, sozialen oder persönlichen Themen.
Die Beratung per E-Mail unterscheidet sich von Beratungsgesprächen in Präsenz durch folgende Aspekte, die am besten allen Beteiligten vorab bewusstgemacht werden sollten:
- Die Beratung per E-Mail verläuft asynchron, d. h. der Kommunikationsverlauf findet nicht gleichzeitig, sondern nacheinander und somit in der Regel verzögert statt. Als Lehrperson können Sie Ihre Studierenden darüber informieren, innerhalb welcher Zeit sie üblicherweise mit einer Antwort auf eine E-Mail-Anfrage rechnen können.
- Die Kontaktaufnahme von Studierenden per E-Mail ist niedrigschwellig, da der Aufwand, um mit Ihnen in Kontakt zu treten, sehr gering und prinzipiell zeitungebunden ist. Sie können Regeln der Kommunikation per E-Mail aufstellen, die beispielsweise definieren, welche Fragen Sie primär per E-Mail beantworten und welche Fragen über eine Lernplattform (z.B. OLAT oder Moodle) beantwortet werden könnten. So können Dopplungen von Anfragen zum selben Sachverhalt reduziert werden, und Sie können allen Studierenden die Informationen gleichzeitig zur Verfügung stellen.
- Aufgrund des asynchronen Charakters beinhaltet eine Beratungsanfrage per E-Mail alle Beratungsphasen wie Kontaktaufnahme, Anliegenbeschreibung, Unterstützungswunsch und Verabschiedung komprimiert in einer E-Mail, was ein direktes Nachfragen oder ein Präzisieren des Anliegens ausschließt. Bitten Sie Ihre Studierenden, ihre Anliegen möglichst genau und kompakt in einer E-Mail zu schildern, um unnötige Nachfragen zu vermeiden.
- Zum Anfang Ihrer (zeitlich verzögerten) Antwort können Sie ggf. noch einmal das Anliegen des/r Studierenden aufgreifen (Anliegensklärung). Dem folgt die Bearbeitung des Anliegens, d. h. die eigentliche Beratung, welche den Hauptteil Ihrer E-Mail ausmachen sollte. Hier vermitteln Sie Ihrer/m Studierenden die relevanten Informationen für den beschriebenen Anlass. Ihre Antwort endet ebenfalls mit einer Verabschiedung.
Folgende Hinweise können bei der Gestaltung von Beratungen per E-Mail hilfreich sein:
- Nutzen Sie die Vorteile schriftlicher Kommunikation! Anders als in der direkten Kommunikation können Sie alles, was Sie bereits im Kontext Ihrer Lehrveranstaltung schriftlich kommuniziert haben, als bekannt voraussetzen oder darauf rückverweisen. Ein Nachlesen oder Rückblicken ist sowohl für Ihre Studierenden als auch für Sie unkompliziert möglich.
- Überlasten Sie sich selbst nicht! Studierende können Ihnen zwar zeitungebunden E-Mails senden. Das bedeutet aber nicht, dass Sie auf jede studentische E-Mail unverzüglich und zu jeder Tageszeit reagieren müssen.
- Ermutigen Sie Ihre Studierenden, sich bei Ihnen zu melden! Besonders in der aktuellen Lage können Sie so trotz Distanz soziale Nähe schaffen.
Literatur:
Meer, D. (2006). „Wollen sie auch eine Bescheinigung?“. Probleme und Verhaltensmöglichkeiten in hochschulischen Sprechstundengesprächen. In: Berendt, B., Voss, H.-P, Wildt, J. (Hrsg.), Neues Handbuch Hochschullehre. (Griffmarke F 2.3). Berlin: Raabe.
Mendzheritskaya, J., Ulrich, I., Hansen, M., Heckmann, C. (2018). Gut beraten an der Hochschule: Wege zum besseren Lehren und Lernen (Psychologische Beratung in der Praxis, Bd. 1). Stuttgart: Kohlhammer.
Thomann, G. & Pawelleck, A. (2013). Studierende beraten. Opladen, Toronto: Barbara Budrich, UTB.
Weinhardt, M. (2009). E-Mail-Beratung: Eine explorative Studie zu einer neuen Hilfeform in der Sozialen Arbeit. Wiesbaden: VS Verlag für Sozialwissenschaften